【明報專訊】即將下月卸任申訴專員的黎年，昨日公布任內最後兩份主動調查報告，直指政府應就公開資料制度及檔案管理兩方面立法，設立獨立機構負責相關運作。在巿民查閱政府資料的制度方面，公署狠批現有七大不足之處，例如做法沒有法律約束力、逾400個公營機構不受規管、公務員對制度認識不足而出錯等。政府回應指出，法律改革委員會正就該兩項目研究，政府會考慮申訴署報告的意見。
負責《公開資料守則》（下稱守則）運作的政制及內地事務局長譚志源昨回應指出，會認真研究立法建議，樂意參考申訴署報告改善現行守則。
譚志源：認真研究立法建議
黎年表示，大部分發達國家已就資訊自由立法，香港在此落後，現行守則只是行政制度，該署在1年前就政府的公開資料制度作主動調查。
政府於1995年開始推行守則，申訴署調查發現守則有七大不足，首先是運作沒有法律支持。黎年指出，現非法例只是守則，難規範公務員，他們可以把市民的查問當成閒事，甚至認為被市民煩擾，把查詢列為次要工作，以「問一條答一條」的心態處理。由於並無機構專責處理相關投訴，公務員犯錯也未必受罰。
第二不足是守則涵蓋範圍狹窄，只規範政府各部門及兩個公營機構即廉政公署及金管局，全港達460個公營機構中，只月22個如機管局、房委會及立法會等自願參與守則，其餘436個公共機構並無參與守則或自訂公開資料制度，包括旅發局、城規會、區議會等。黎年批評，上述公營機構耗用公帑卻無相關公開資料制度，並引述本報日前報道指「如區議會等重要機構，市民想拿資料都拿不到」。
批公營機構沒公開資料
第三，現有監察政府資料公開供查閱範圍有限，如只留意引用守則的查詢，其他查詢有否按公開資料原則運作，外界難以知道。第四，公務員對守則運作認識有限，常會出錯，尤其對涉及豁免查閱如第三者資料定義方面認識不足。該署舉例指出，環保署曾以第三者資料為由，拒回應市民要求公開某食肆的抽油煙機系統資料，其實此資料由環保署收集所得，披露不會對食肆造成損害。餘下3項不足包括守則近20年未作全面檢討、政府沒要求各部門定期匯報披露情况，以及宣傳欠奉（見另稿）。
公署促請政府考慮立法，訂明市民有索取資料權利，並設立具執法權的獨立機構監管，又建議政府先擴大守則至所有公營機構，及及設機制檢討守則等。
《守則》網頁簡陋 表格難尋
【明報專訊】現時政制及內地事務局有網頁介紹《公開資料守則》的使用及巿民查閱方法，不過，網站設計十分原始及簡陋，尋找資料並不方便，例如主頁目錄根本沒有查閱表格選項或相關連結，巿民要花時間在網頁搜尋才能找到。不時按公開資料渠道向政府查問資料的土地正義聯盟成員朱凱迪表示，在查閱的經驗中感到「根本不知道政府有什麼可以公開？什麼不可以公開，以及有什麼資料可供查閱」。
團體批政府「鍾意畀便畀」
朱凱迪表示，據其查詢經驗，感到政府「鍾意畀便畀」，曾試過向當局查詢過去30年每年批出供原居民作殮葬土地的個案數目，獲回覆沒有相關資料，他說，根本無法知曉當局是擁有資料，還是基於其他原因拒絕，當時只好放棄查詢。
現時巿民如欲透過《公開資料守則》向政府部門查取資料，須填妥申請表格，再以電郵或郵寄方式交予相關部門的公開資料主任。政府有一網頁介紹守則，但網站設計原始，供市民下載申請表的連結隱蔽難尋。
申訴專員公署昨指出，若市民提出要求時未有表明是按《公開資料守則》查問資料，處理過程便全無監察，認為只要有市民查問，政府便應按守則精神處理。
（明報製圖）
政府電郵歸檔靠列印
申訴專員批過時易遺漏 倡設檔案法
【明報專訊】申訴專員公署主動調查香港公共檔案管理制度，發現政府管理電子郵件等檔案方式過時，依賴公務員自行將電子檔「列印再歸檔」，文件或會被刪除，批評當局推動電子檔案保管系統10多年至今，落實時間仍遙遙無期。公署又發現，經過30年保存期的密件獲准公開予公眾查閱的比例，亦由2008年的61%跌至2012年的41%。公署促請政府立法，又在立法前落實電子檔案保管系統，改善檔案處人手編制，及成立獨立顧問機構以審批檔案的解封。
政府：保管系統範例將完成
政府回應指出，檔案處的檔案保管系統預計可於2014年上半年完成，可作為各局及部門的範例，而法律改革委員會正就相關機制研究；檔案處會繼續會尋求增撥資源，以應付積存檔案及推行檔案電子化。
申訴專員黎年表示，今日的政府文件就是明日的歷史檔案，保留文件有助人研究政府政策史，政府必須妥善保存檔案。
公署主動調查發現，現時公共檔案管理制度後發現七大不足，包括沒有法例支持、欠有效規管、規管機構有限、檔案處工作量多但人手不足、制度欠透明、封存及披露機密檔案制度須檢討及未能妥善管理電子檔案。
調查報告指出，政府提倡電子通訊方式，惟電子檔案管理方式卻過時又不可靠。公署續指出，公務員現時以「列印後歸檔」的方式管理電郵，與由專人管理的紙本檔案方式不同，靠收件者主動處理，權責不分令檔案容易遺漏或遺失。
黎年指出，由於欠缺相關法例，公務員未必將保存檔案當為重要工作，不優先處理，容易忘記將電郵列印再存檔，甚至可能出現電郵被刪的可能，情况令人憂慮。
解封密件比率減
公署又指出，現時政府密件封存時間長達30年，而封存期過後是否公開則交由建立檔案的部門決定；相反其他國家正相繼推動改革將年期縮減，如英國已由30年減至20年，並將審核公開密件的決定交予獨立機構，認為政府有必要檢討現制度。報告指出，政府決定公開封存期已過密件的比例佔經覆核的文件比例，由2008年的61%減至41%，下跌20百分點。
對於規管，公署指2011年8月至2013年2月間，共有38宗遺失及未經授權銷毁檔案的個案，27宗已完成調查，當中只得1人被口頭勸喻及4人被安排輔導，另外逾半數即22人未受處分，其中2人屬當局認為無心之失而毋須處分，公署指沒有檔案法令檔案局無權處分違規者。
公署促請政府引入檔案法，及將法例覆蓋所有公營機構。公署又建議政府在立法前先成立獨立顧問機構處理、定期公布部門處理檔案的資訊及研究各部門封存資料的制度等。
前處長﹕檔案處欠專業人士
前檔案處長朱福強認為，政府應盡快立法，批評政府以法改會作擋箭牌，由3年前被審計署批評至今，立法仍無期。他指出，檔案處現時的職員以行政主任為主，欠缺處理檔案的專業人士，自然欠效率，令推動電子化進度緩慢。
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